Aby stworzyć merytoryczny oraz atrakcyjny pod względem wizualnym plakat, warto przygotować odpowiedni plan pracy, korzystać z odpowiednich narzędzi oraz czerpać z porad bardziej doświadczonych współpracowników. Portal hematoonkologia.pl poprosił naukowców reprezentujących różne etapy kariery, aby podzielili się wskazówkami, jak najlepiej przygotować prezentację plakatu na konferencję i wykorzystać zdobyte doświadczenie.
Czas potrzebny na przygotowanie plakatu
Czas przygotowania plakatu zależy w dużej mierze od indywidualnego tempa pracy autora, a także faktu, czy dane opracowywane są po raz pierwszy, czy są jedynie adaptowane lub uzupełniane na podstawie przygotowanych wcześniej prezentacji. Niezależnie od tego konieczne jest jednak zapewnienie sobie odpowiedniej ilości czasu na omówienie pracy ze współpracownikami lub mentorem, wprowadzenie sugerowanych poprawek oraz techniczne opracowanie plakatu i jego wydruk. Tego ostatniego elementu nie warto zostawiać na ostatnią chwilę, ponieważ mogą zdarzyć się problemy techniczne wymagające ponownego wydruku pracy.
- Pierwsze streszczenie wysłałem na Zjazd EBMT w Courmayer w 1998 roku (2 lata po skończeniu studiów). Dotyczyło autoHSCT u chorych na ostrą białaczkę limfoblastyczną. Praca została zaakceptowana do prezentacji plakatowej. Plakat w owych czasach był zestawem kartek w formacie A4 z wydrukowaną treścią. Wrażenie artystyczne musiało być bardzo słabe. Niemniej wzbudził on zainteresowanie, a podczas prezentacji podchodzili do mnie uczestnicy z innych krajów podejmując dyskusję. Niektórzy z nich (o czym jako żółtodziób nie wiedziałem) byli europejskimi gwiazdami transplantologii – wspomina Prof. Sebastian Giebel, Kierownik Kliniki Transplantacji Szpiku i Onkohematologii w Narodowym Instytucie Onkologii im. M. Skłodowskiej-Curie, Oddział w Gliwicach.
- Pierwszy plakat przygotowałem na zjazd DGHO – czyli niemieckojęzycznego towarzystwa onkologów i hematologów w Innsbrucku w 2004 roku. Prezentacje i dyskusja obywały się po niemiecku, co mimo pięknego otoczenia Alp, było dość stresujące dla doktoranta z Polski - wspomina Prof. Krzysztof Giannopoulos, Kierownik Zakładu Hematoonkologii Doświadczalnej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie. - Najlepiej pamiętam jednak późniejszą prezentację plakatową podczas konferencji międzynarodowego towarzystwa zajmującego się immunoterapią - CIMT w Moguncji w 2009 roku. Stałem wtedy obok Autora, któremu właśnie do Blood przyjęto wyniki pracy przedstawianej na plakacie. Przed prezentacją dyskutowaliśmy o nowej populacji limfocytów T regulatorowych (Treg) i odnosząc jego wyniki do własnych przekonałem się, że nasza praca dotycząca Treg w przewlekłej białaczce limfocytowej też stanowi istotne doniesienie. Niestety w czasie prezentacji plakat zaczął się odklejać i omawianie wyników kończyłem podtrzymując ręką zwijający się na moją głowę plakat. Wspomnienie na koniec jest jednak bardzo pozytywne, bo po gorącej dyskusji przygotowałem manuskrypt, który został opublikowany w czasopiśmie Leukemia. Tak więc prezentacje plakatowe to niewątpliwie świetny szlif w karierze każdego naukowca. Krytyczne podejście do własnych wyników, możliwość ich prezentacji i konfrontacji z innymi badaniami są kluczowe w rozwoju naukowym. Warto wspomnieć, że w czasie każdej dużej konferencji odbywają się sesje plakatowe, a wyniki często przedstawiane są przez doświadczonych badaczy, co dodatkowo nobilituje tych początkujących do ustawicznego rozwoju.
- Przygotowywałam plakaty zarówno na konferencje ogólnopolskie, jak międzynarodowe. Sam proces opracowania plakatu był w obu przypadkach podobny - jako punkt wyjścia zawsze traktuję wytyczne organizatora konferencji. W niektórych przypadkach organizator prosi o przedstawienie plakatu na gotowym, dedykowanym danej konferencji wzorze, w innych forma przedstawienia pracy naukowej jest dowolna, a jedyne ograniczenie dotyczy formatu plakatu czy rozmiaru czcionki – mówi mgr Monika Szelest z Zakładu Hematoonkologii Doświadczalnej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie.
Wybór i ułożenie treści plakatu
Główne sekcje, które powinny zostać zawarte na plakacie, to wstęp, metodyka, wyniki i kluczowe wnioski. Należy jednak pamiętać, że plakat nie może stanowić powielenia publikacji, a umieszczenie na nim zbyt wielu treści sprawi, że stanie się nieczytelny i mało atrakcyjny.
- Na pierwszy rzut oka opracowanie plakatu na konferencję może się wydawać dużo prostsze niż przygotowanie prezentacji - otóż niekoniecznie. W przypadku plakatu ograniczają nas przede wszystkim jego wymiary - o ile w prezentacji możemy umieścić dowolną liczbę wyników, byle tylko zmieścić się z czasem ich przedstawiania, o tyle w przypadku plakatu często jesteśmy zmuszeni do wyeksponowania jedynie tych najważniejszych analiz. Gdybym miała dać jedną radę młodemu naukowcowi, który chciałby podzielić się swoimi odkryciami z szerszą publicznością, to byłaby ona taka sama dla każdej formy przedstawienia wyników - plakatu, prezentacji, artykułu - to Twoje wyniki są kluczem do sukcesu, dlatego należy je zaprezentować w taki sposób, by odbiorca był w stanie je zapamiętać – radzi Monika Szelest.
Dobrym pomysłem jest przedstawienie wyników w formie graficznej – najlepiej prostych, czytelnych wykresów. Specjaliści odradzają natomiast umieszczenie na plakatach tabel z danymi, ponieważ zazwyczaj nie jest możliwe, aby w krótkim czasie przeanalizować tak przedstawione dane. Ważne jest również ułożenie treści plakatu w taki sposób, aby odbiorca intuicyjnie podążał za narracją naukową w odpowiedniej kolejności. Pomocne może być ponumerowanie części plakatu, efekt ten można uzyskać również stosując odpowiedni układ graficzny.
- Możemy sobie pomóc używając starannie zaprojektowanej grafiki czy charakterystycznej czcionki (w tym względzie możliwości mamy coraz więcej), jednak te wszystkie zabiegi nie mogą odwracać uwagi od naszych analiz. Szkoda byłoby, gdyby uczestnik konferencji zapamiętał rzadko spotykany kolor wykresu, ale nie wiedział, co ten wykres przedstawiał. Wyjątkiem może być tu sposób prezentacji metodyki, ponieważ w formie zgrabnej grafiki jesteśmy w stanie przekazać dużo informacji na stosunkowo niewielkiej powierzchni plakatu – dodaje Monika Szelest.
Jak zabrać się do konstruowania plakatu?
Pierwszym krokiem w projektowaniu plakatu jest wybranie treści, którą będzie on prezentował. Nie mniej ważne jest jednak opracowanie wizualnego aspektu pracy. Dobrym pomysłem jest wykonanie wstępnego szkicu plakatu na kartce papieru. Po stworzeniu zadowalającej koncepcji można rozpocząć tworzenie docelowego plakatu w programie graficznym.
- Aspekt graficzny i estetyczny jest bardzo istotny, musimy pamiętać jednak, że nasz plakat/prezentacja mają być przede wszystkim czytelne i zrozumiałe, kierować uwagę odbiorcy na najważniejsze wyniki. Jeśli chodzi o programy graficzne, to wydaje mi się, że podstawowe programy takie jak PowerPoint wystarczą, żeby przygotować czytelny i estetyczny plakat. Warto konsultować się przy tworzeniu plakatu, pytać innych o ich wrażenia, pomysły na to, co należałoby poprawić. Jeśli chodzi o stronę wizualną, szczególnie wartościowe mogą być opinie osób spoza „branży”, które mogą skupić się wyłącznie na aspekcie graficznym i stwierdzić, czy plakat spełnia swoje podstawowe funkcje w tym zakresie – zwraca uwagę lek. Tadeusz Kubicki, doktorant w Klinice Hematologii i Transplantacji Szpiku Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu.
- Obecnie mamy dostęp do wielu programów graficznych, które znacznie ułatwiają przygotowanie materiałów naukowych. Osobiście do tej pory z nich nie korzystałam, ale zachęcam do zapoznania się z nimi, choćby z BioRenderem. Jedyne, na co uczulam to to, aby przed wykorzystaniem przygotowanej grafiki zorientować się, czy można ją wykorzystać publicznie - w niektórych przypadkach wystarczy w pracy umieścić informację o nazwie i/lub autorze programu, w innych może być wymagana opłata – uzupełnia Monika Szelest.
Inni naukowcy polecają używanie edytorów grafiki wektorowej, takich jak Adobe Illustrator czy Affinity Designer lub adaptowanie slajdów w programie PowerPoint czy Google. Najważniejszym aspektem jest, aby plakat był zrównoważony wizualnie, a jednocześnie zapewniał wystarczająco dużo miejsca na dane. Warto upewnić się, że tekst i etykiety są czytelne dla osoby stojącej kilka metrów dalej. Ostatnim elementem jest dobór palety kolorystycznej – ważne, żeby treści prezentowane na plakacie nie zlewały się z tłem, dlatego dobrą strategią jest stosowanie wyrazistych, kontrastujących barw. Nie mogą być one jednak zbyt krzykliwe, żeby nie utrudniać odbioru pracy.
Inspiracje dotyczące przygotowania plakatów
Przygotowując pierwszy plakat przydatne może być zasięgnięcie inspiracji w postaci prac bardziej doświadczonych współpracowników. Niektóre instytucje oferują swoim pracownikom gotowe szablony, które można wykorzystać do stworzenia własnego plakatu. Ogromnym źródłem inspiracji jest internet, gdzie można odszukać prace prezentowane na minionych konferencjach czy szukać materiałów teoretycznych, dotyczących efektywnego prezentowania danych. Dobrym nawykiem może być robienie notatek, w których zapisuje się interesujące pomysły i rozwiązania zaobserwowane podczas innych wystąpień na konferencji.
- Uważam, że warto korzystać z szablonów udostępnianych przez organizatorów lub nasze instytucje – są one z reguły bardzo dobrze przygotowane, szkoda energii i czasu na wyważanie otwartych drzwi – przekonuje Tadeusz Kubicki. - Dobrą praktyką podczas polskich konferencji (PTHiT, Hematoonkologia kliniczna i doświadczalna) jest możliwość krótkiej prezentacji swojego plakatu podczas sesji konkursowej. Pozwala to na zapoznania się z wieloma projektami badawczymi, pomaga w skupieniu uwagi. Jeśli jakaś praca szczególnie nas zainteresuje, mamy możliwość porozmawiania z jej autorem po zakończeniu sesji konkursowej, już bez ograniczeń czasowych.
Interakcje z odbiorcami podczas sesji plakatowej
Wykonanie idealnego plakatu to nie wszystko. Zwieńczeniem pracy włożonej w przygotowanie plakatu jest zaprezentowanie jej podczas sesji. Obecność autora przy plakacie wpływa na zainteresowanie odbiorców oraz zwiększa szansę na nawiązanie dyskusji, rozpoczęcie współpracy czy otrzymanie informacji zwrotnej.
- Jeśli chodzi o samo przygotowanie do konferencji, to warto przygotować sobie krótką (2-3 min.) prezentację na temat swojej pracy. Niektórzy uczestnicy konferencji podchodzą do plakatu, pobieżnie przeglądają wyniki i od razu wdają się w dyskusję z autorem, dlatego kluczowe jest, by umieć opowiedzieć nieco więcej o swojej pracy, by dodatkowo zaciekawić odbiorcę. Taka forma przedstawienia wyników na konferencji może się wydawać (i jest) stresująca, ale zawsze w takich momentach trzeba sobie przypomnieć, że to JA, autor, jestem tu ekspertem w swojej dziedzinie - nie ujmujmy sobie, bo często prezentowane wyniki to efekt naszej wielomiesięcznej pracy, nie tylko tej w laboratorium. Poza tym, skoro nasze odkrycie zostało na tyle wyróżnione, że mamy możliwość jego omówienia w gronie specjalistów na renomowanej konferencji, to jesteśmy świetnymi naukowcami – dodaje otuchy Monika Szalast.
- Na prezentację plakatu mamy mało czasu, dlatego warto dokładnie zastanowić się nad tym, co chcemy przekazać - pomyślmy o najciekawszych wynikach i tym, co z nich wynika, jakie możliwości do dalszych badań to otwiera. Chodzi o to, żeby zainteresować słuchaczy, jeśli ten cel zostanie zrealizowany, to w dyskusjach kuluarowych znajdzie się odpowiednio dużo czasu, żeby wyjaśnić wszystkie techniczne detale projektu. Ważny jest również entuzjazm, nikt nie zainteresuje się naszymi badaniami, jeśli my sami nie będziemy wyglądali na zainteresowanych. Jeśli chodzi o to, jak przygotować się na komplikacje, to warto zadać sobie szczere pytania dotyczące słabych stron naszego projektu i zawczasu przygotować na nie odpowiedzi. Dzięki temu będziemy gotowi na trudne pytania, a dodatkowo będziemy mogli zastanowić się, co zrobić w przyszłości, żeby ograniczyć te słabości w ostatecznej publikacji – uzupełnia Tadeusz Kubiak.
Jakich wpadek warto unikać podczas przygotowywania i prezentacji plakatu?
W podsumowaniu rozmówcy zdradzili, co uważają za największy błąd podczas przygotowywania i prezentacji plakatów, a także jak przygotować się na niespodziewane komplikacje.
- Żeby dodatkowo się nie stresować ewentualnymi komplikacjami, które mogą się przydarzyć podczas konferencji, warto zrobić sobie listę „wszystkich rzeczy, które mogą pójść nie tak”. Na przykład: spakuję ze sobą taśmę klejącą, gdyby organizator jej nie zapewnił/ gdyby się przedwcześnie skończyła (a potrzebuję jej do umocowania plakatu na standzie); wezmę buty na zmianę, bo eleganckie szpilki po kilku godzinach mnie uciskają, a nie mogę się wtedy na niczym skupić; wezmę małą butelkę wody, gdyby dyskusja przy plakacie się przedłużyła, uniemożliwiając mi podejście do bufetu; wezmę plakat na nośniku w formacie PDF, gdyby coś się stało z moją pracą w drodze na konferencję. Taka wizualizacja swoich obaw związanych z uczestnictwem w dużym wydarzeniu, a takimi wydarzeniami są konferencje naukowe, pozwoli nam lepiej się przygotować, a tym samym obniży poziom stresu – radzi Monika Szelest.
- Życzę wszystkim młodym hematologom, żeby odnaleźli swój własny początek drogi naukowej. Złożenie streszczenia na zjazd jest czasem bramą, by na tę drogę wjechać. Raz otwarta nigdy się już nie zamknie. Będę szczęśliwy, jeśli wasza droga kariery zacznie się na Zjeździe PTHiT w Katowicach – podsumowuje Prof. Sebastian Giebel.
Na podstawie: How to prepare a scientific poster
